Planen Sie, sich der ständig wachsenden Zahl von Online-Event- oder Webinar-Veranstaltern anzuschließen? Großartig! In diesem Artikel werde ich die wichtigsten Dinge erläutern, die bei der Organisation einer Online-Veranstaltung zu beachten sind.
Um Online-Konferenzen zu organisieren, brauchen Sie zunächst einmal Werkzeuge. Das absolute Minimum ist eine Plattform für Virtuelle Events. Seine Hauptaufgabe ist die Audio-Video-Übertragung. Im Grunde ermöglicht Ihnen dies bereits, Ihre Veranstaltung online zu organisieren. Es lohnt sich aber auf jeden Fall, in Lösungen zu investieren, die unsere Arbeit einfacher und effizienter machen und die Qualität der Veranstaltung positiv beeinflussen. Ich spreche hier von den Funktionen der Streaming-Plattform selbst und dem Teilnehmerregistrierungssystem.
Als Organisator würde ich von einem Webinar-Tool einen Chat für die Teilnehmer (optional moderiert) und Live-Umfragen erwarten, um die Aufmerksamkeit der Teilnehmer auf der Konferenz zu halten. Ich würde auch gerne die Möglichkeit haben, die gesamte Konferenz aufzuzeichnen und sie später denjenigen zur Verfügung zu stellen, die Karten gekauft (oder sich einfach angemeldet), aber aus irgendeinem Grund nicht an der Veranstaltung teilgenommen haben.
Wenn Sie ein besonders professionelles Image aufbauen wollen, suchen Sie nach Angeboten von Produktionsstudios, die Live-Übertragungen von Sprechern und Elementen wie Jingles und Boards mischen können. Noch besser ist es, wenn Sie die Möglichkeit haben, die Referenten ins Studio einzuladen - dann profitieren Sie von der guten Beleuchtung und der hochwertigen Aufnahmeausrüstung.
Die Veranstaltungssoftware ist ein Tool zur einfachen und sicheren Anmeldung von Veranstaltungsteilnehmern. Die Registrierung erfolgt über ein Formular auf einer Website und die Daten der Teilnehmer werden in die Datenbank des Systems eingegeben. Die meisten Anwendungen dieser Art ermöglichen die Automatisierung von Prozessen im Zusammenhang mit der Registrierung, wie z. B. die Abwicklung von Zahlungen, Rechnungsstellung und Kommunikation.
Das Online-Registrierungssystem ist für virtuelle Veranstaltungen äußerst hilfreich. Erstens können Sie über die Teilnehmerregistrierung und die mit ihr integrierte virtuelle Veranstaltungsplattform die Teilnahme problemlos verkaufen und den Zugriff Dritter auf Ihren Stream verhindern. Unser Event-Management-System kann auch zum Aufbau einer eigenen Event-Website verwendet werden, auf der Sie eine virtuelle Veranstaltung durchführen können.
Es gibt dafür zwei Möglichkeiten. Sie können sofort nach Referenten suchen, die Erfahrung mit Online-Vorträgen haben. Oder Sie können Rednerinnen und Redner, die keine solche Erfahrung haben oder sich das nicht zutrauen, entsprechend schulen. Selbstverständlich können Sie nie garantieren, dass alle Ihre Headsets richtig anschließen können oder dass einer Ihrer Dozenten nicht plötzlich den Browser schließt. Diese Dinge passieren leider, und es ist unmöglich, das Risiko zu vermeiden. Durch eine gut durchgeführte Schulung werden diese Risiken jedoch minimiert.
Mit der zunehmenden Beliebtheit der Streaming-Technologie sind auch Ausrutscher bei der Übertragung von Unterrichtsstunden und anderen Sitzungen im Internet in Umlauf geraten. In einem Fall ist ein halbnackter Universitätsdozent zu sehen, der nicht weiß, dass seine Webcam eingeschaltet ist, während ein anderes Video eine Person zeigt, die von ihrer Toilette aus streamt. Ganz zu schweigen von Kindergeschrei oder dem Geräusch eines Staubsaugers.
Weisen Sie also Ihre Sprecher darauf hin, dass sie darauf achten müssen, was sich im Blickfeld befindet, und dass sie mit dem Gesicht zum Fenster sitzen sollten. Dadurch wird sichergestellt, dass sie gut beleuchtet sind. Wichtig sind auch die richtige Position und eine entsprechend positionierte Kamera. Idealerweise sollte der Redner aufrecht sitzen und die Kamera auf Augenhöhe haben. Eine andere Sache ist der Klang. Die Fenster sollten geschlossen, das Telefon stummgeschaltet und andere Haushaltsmitglieder oder Mitarbeiter informiert werden den Sprecher nicht zu stören.
Stellen Sie unbedingt sicher, dass alle Personen, die aktiv am Webinar teilnehmen, über funktionierende Mikrofone, Kopfhörer und ggf. Webcams verfügen. Testen Sie das Webinar-Setup unbedingt ein paar Tage vor der Veranstaltung. Im schlimmsten Fall können Sie dem Sprecher in diesen Tagen ein Headset per Kurier schicken. Testen Sie später am Tag der Veranstaltung alles noch einmal. Die heutige IT-Infrastruktur besteht aus vielen Komponenten, von denen jede einzelne von heute auf morgen ihren Dienst verweigern kann. Es genügt eine Aktualisierung des Betriebssystems oder des Browsers. Es ist äußerst wichtig, dass die Tests auf denselben Geräten, derselben Software und an demselben Ort stattfinden wie die tatsächliche Übertragung.
Das lässt sich nicht immer vermeiden, aber es ist immer gut, sich etwas Zeit zu lassen, um zu reagieren und die Geräte richtig einzustellen. Jede Minute Verzögerung, die durch technische Probleme verursacht wird, beeinträchtigt die Erfahrung der Teilnehmer.
Moderierter oder offener Chat? Das ist eine sehr gute Frage, auf die es keine eindeutige Antwort gibt. Ein moderierter Chat-Raum ermöglicht es Ihnen, obszöne oder für die Veranstaltung wertlose Beiträge zu blockieren. Es erfordert jedoch die Einbeziehung von Moderatoren und kann die Kommunikation zwischen den Teilnehmern behindern. Ein offener Chat hingegen kann schon für sich genommen wertvoll sein. Wenn es zu einer sinnvollen Diskussion kommt (die wir mit Chat-Fragen anregen können), ist das ein Mehrwert für die Teilnehmer. Andererseits haben wir nie die volle Kontrolle über offene Chats.
Sie könnten sich darauf verlassen, dass Ihre Veranstaltung so spannend sein wird, dass die Teilnehmer ihre Augen nicht von den Bildschirmen lassen können. Es ist jedoch sicherer, davon auszugehen, dass Sie mit zahlreichen Ablenkungen in Form von anderen Online-Angeboten und der Umgebung der Teilnehmer konkurrieren müssen. Chat-Diskussionen, eine Vielzahl von Materialien während der Vorträge und die Interaktion der Teilnehmer mit dem System, wie z. B. Umfragen, Tests oder Abstimmungen, können dazu beitragen, die Aufmerksamkeit der Konferenzteilnehmer aufrecht zu erhalten.
Denken Sie daran, dass allein das Sitzen vor dem Computer ermüdend ist. Sie werden es nicht bemerken, weil Sie bei der Arbeit sind. Auch die Redner werden es nicht bemerken, denn jeder hält maximal eine Stunde lang einen Vortrag. Die Teilnehmer könnten etwas sagen, aber erst nachdem sie die Tagesordnung gelernt haben oder wenn ihnen der Rücken wehtut. Wenn sie überhaupt daran denken, es Ihnen mittzuteilen. Die meisten Teilnehmer an Online-Veranstaltungen bevorzugen Sitzungen von bis zu 45 Minuten Dauer. Sie können diese Zeit natürlich verlängern, aber erwarten Sie nicht, dass jeder die vollen 6 Stunden durchhält. Im Falle einer klassischen Konferenz wäre dies kein Problem, aber in diesem Fall ist es eines.
Glücklicherweise haben virtuelle Veranstaltungen einen großen Vorteil, der zur Lösung dieses Problems beiträgt. Die Teilnehmer müssen nicht zur Konferenz kommen. Anstatt sich drei Tage Zeit für die Kongressreise zu nehmen, können sie sich eine Woche lang jeden Tag für zwei Stunden in die Übertragung der Veranstaltung einloggen. Dies ist erstens weniger ermüdend als lange Sitzungen vor einem Bildschirm und zweitens stärkt es bei den Teilnehmern die Überzeugung, dass sie durch den Kauf des Zugangs einen Vorteil erlangt haben.
Nehmen wir als Beispiel an, die Teilnahme kostet 200 Euro. Als Gegenleistung für die 200 Euro können Sie wählen, ob Sie an einem Samstag lang 7 Stunden die gestreamte Veranstaltung oder eine Stunde täglich nach der Arbeit (oder während der Arbeit, wenn es sich um eine Schulung handelt) sehen wollen. Die letztere Option klingt attraktiver, da sie kein kostbares Wochenende in Anspruch nimmt und scheinbar „mehr" zu bieten hat. Ein zusätzlicher Vorteil besteht darin, dass das erworbene Wissen besser behalten werden kann, wenn es in kleinere Teile zerlegt und systematisch abgearbeitet wird.
Mit anderen Worten: eine Frage- und Antwortrunde. Eine sehr unangenehme und leider häufige Situation ist das Fehlen von Fragen. Sie können das Risiko auf zwei Arten minimieren. Die erste Möglichkeit besteht darin, vor der Veranstaltung einige eigene Fragen vorzubereiten. Sie ermöglichen es Ihnen, eventuelle Pausen auszufüllen und können auch als Ausweichfragen dienen. Die zweite Möglichkeit, die die erste nicht ausschließt, besteht darin, die Teilnehmer zu ermutigen, gleich zu Beginn des Vortrags Fragen zu stellen und diese in einem Dokument zu sammeln, das dann an den Vortragenden weitergegeben wird. Mit dem Online-Chat können die Zuhörer Fragen stellen, ohne den Fluss des Vortrags zu unterbrechen. Diese Vorgehensweise verringert auch das Risiko, dass die Teilnehmer einfach vergessen, was sie fragen wollten.
Wenn jemand nicht zu einer klassischen Konferenz kam, hatte er sie einfach verpasst. Sie haben keine moralische Verpflichtung, die Gebühr zu erstatten, und Sie werden die Veranstaltung nicht noch einmal für ein paar vergessliche Personen organisieren. Im Falle einer virtuellen Veranstaltung gibt es keinen Grund mehr, den Teilnehmern die Aufzeichnungen der Übertragung nicht zur Verfügung zu stellen.
Die Möglichkeit, die Konferenz im Nachhinein anzusehen, kann für manche eine Ausrede sein, nicht an der Veranstaltung teilzunehmen. Einerseits möchten Sie, dass so viele Menschen wie möglich an der Konferenz teilnehmen, andererseits möchten Sie Ihren Kunden den Wert der Konferenz vermitteln. Sie können die Teilnehmer immer darüber informieren, dass sie die Aufzeichnung erst nach der Veranstaltung anschauen können. Dann werden sie motiviert sein, zu erscheinen, und die Abwesenden werden nicht darunter leiden.
Łukasz Krawczuk