Ein erfolgreiches hybrides Event kann durchaus schwierig zu realisieren sein, da es sich im Grunde um zwei getrennte Veranstaltungen handelt: eine klassisches Event und eine Online-Konferenz. Damit das reibungslos funktioniert, müssen Sie sich in beiden Bereichen gut auskennen.
Wenn Ihre Veranstaltung aufgrund von Maßnahmen zur Verhinderung der Verbreitung von COVID-19 abgesagt wurde, war eine virtuelle Veranstaltung die beste Option. Aber jetzt, da die Sicherheitsvorkehrungen etwas gelockert werden, können Sie zu einer hybriden Veranstaltungsform wechseln, die Ihnen das Beste aus beiden Welten bietet.
Wenn Sie zum ersten Mal eine hybride Veranstaltung planen, sollten Sie wissen, dass Sie nicht allein sind. Hier erfahren Sie, was Sie über die Organisation einer hybriden Veranstaltung wissen müssen, sowie unsere 5 besten Tipps und Tricks, die Ihnen zum Erfolg verhelfen.
Hybride Veranstaltungen werden vor Ort organisiert und nutzen Online-Technologien, um ein entferntes Publikum einzubeziehen. Veranstaltungsteilnehmer sind von hybriden Veranstaltungen begeistert, da sie Flexibilität in Bezug auf Interaktion und Teilnahme bieten.
Wenn Sie eine hybride Veranstaltung organisieren, sollten Sie zumindest eine Vorstellung davon haben, was Ihre Teilnehmer von der Veranstaltung erhoffen. Sie sollten auch darauf vorbereitet sein, sowohl physische als auch Online-Sitzungen selbst durchzuführen.
Um erfolgreich zu sein, brauchen Sie eine Veranstaltungssoftware. Eine solche Plattform ist ein Werkzeug, das viele administrative Aspekte einer Veranstaltung rationalisiert und es sowohl den Organisatoren als auch den Teilnehmern ermöglicht, sich auf den Inhalt zu konzentrieren. Es kann den Ticketverkauf und die Registrierung abwickeln, hilft Ihnen aber auch, Ihre Veranstaltung für die Teilnehmer online zu organisieren.
Da hybride Events aufgrund hoher Qualität der Technologie wachsen, benötigen Sie eine fortschrittliche Event-Management-Plattform. Sie sorgt dafür, dass die Veranstaltung nach Plan verläuft.
Hybride Veranstaltungen sind eine großartige Möglichkeit, Menschen in den besten Momenten zusammenzubringen. Hybride Veranstaltungen bieten mehr Möglichkeiten zur Teilnahme, und mithilfe von Elementen wie Gamification, virtuellen Maps, Lobbys und Live-Streaming haben die Teilnehmer das Gefühl, persönlich anwesend zu sein!
Es gibt jedoch ein paar Elemente, die die Teilnehmer sogar erwarten, wenn Sie eine hybride Veranstaltung organisieren.
Der erste Punkt ist die Möglichkeit, sich virtuell voll zu beteiligen. Ihre hybride Veranstaltung sollte vollständig virtuelle Teilnehmer berücksichtigen, d. h. sie können an allen Sitzungen und Online-Veranstaltungen teilnehmen und mit den Veranstaltern und Referenten chatten. Online-Teilnehmer sollten die Möglichkeit haben, an Live-Sitzungen teilzunehmen und auch an reinen Online-Sitzungen.
Wenn möglich, verwenden Sie eine Veranstaltungs-App. Eine Veranstaltungs-App ist ein nützliches Instrument für Personen, die physisch an einer Veranstaltung teilnehmen.
Bevor Sie als Veranstalter mit der Planung einer hybriden Veranstaltung beginnen, müssen Sie sich darüber im Klaren sein, was schief gehen kann. Einige Probleme bei hybriden Veranstaltungen:
Wie bei jeder Live- oder virtuellen Veranstaltung gibt es manchmal Momente, in denen etwas schief geht oder die Veranstaltung nicht den Erwartungen entspricht. Das ist normal. Mit der richtigen Vorbereitung können Sie diese Fälle jedoch auf ein Minimum reduziere
Zwar gibt es bei jeder Veranstaltung eine lange Liste von Dingen, die zu tun sind, aber wir hielten es für das Beste, eine Liste mit 5 Dingen zusammenzustellen, die absolut unerlässlich sind, damit sich Ihre Hybrid-Veranstaltung vom Rest abhebt und erfolgreich ist.
Die Veranstaltungssoftware ist entscheidend, um organisiert zu bleiben. Wenn Sie jedoch zur Hybride wechseln, müssen Sie sicherstellen, dass die Plattform, die Sie verwenden, mit entfernten Zielgruppen umgehen kann, Video-Uploads ermöglicht, Live-Chat-Optionen bietet und Funktionen zur Lead-Generierung für Sponsoren und Lieferanten bereitstellt
Eine hochwertige Online-Konferenzplattform kann Ihnen all dies bieten und gleichzeitig ein hohes Maß an Publikumsbeteiligung sicherstellen.
Zu den Funktionen, auf die Sie bei einer Software für virtuelle Veranstaltungen achten sollten, gehören u. a. Live-Chat, Lead-Generierung, die Verbindung zu Social Media, die Möglichkeit, vorab aufgezeichnete Videos hochzuladen, Live-Videos und die Aufzeichnung der Veranstaltung.
Als Organisator einer Veranstaltung wissen Sie wahrscheinlich, dass es bei einer herkömmlichen Veranstaltung einen Sprecher, einen Moderator oder jemanden gibt, der das Engagement und die Begeisterung der Teilnehmer anregt.
Es ist daher wichtig, einen virtuellen Host in Betracht zu ziehen. Der virtuelle Gastgeber soll ein Wegweiser für das Online-Publikum sein.
Wenn Sie einen virtuellen Moderator in Ihrem Team haben, können sich alle Teilnehmer besser auf den Inhalt konzentrieren.
Selbst wenn Sie ein alter Hase in der Durchführung von Online-Veranstaltungen wie Webinaren oder virtuellen Konferenzen sind, müssen Sie Ihre Systeme testen, um sicherzustellen, dass das virtuelle Erlebnis, das Sie bieten, den Erwartungen Ihrer Teilnehmer entspricht.
Testen Sie die Veranstaltung zweimal vor dem Start, damit Sie den Inhalt überprüfen und verbessern können, bevor die Teilnehmer darauf zugreifen. Überprüfen Sie das gesamte Programm, um eventuelle Probleme zu erkennen. Achten Sie besonders darauf, dass die Live-Chat-Funktionen korrekt funktionieren.
Wenn Sie eine Veranstaltung mit einem virtuellen Element organisieren, ist es wichtig, dass Ihnen Spezialisten für die Veranstaltungsorganisation mit den richtigen Fähigkeiten zur Seite stehen. Dies gilt sowohl für den technischen Support als auch für die Kundenbeziehungen und das Marketing. Falls doch etwas schief gehen sollte, können diese Experten helfen, die Probleme zu bewältigen.
Ihr potenzieller virtueller Teilnehmer versteht vielleicht nicht die Details Ihrer Online-Veranstaltungsplattform oder wie die hybride Veranstaltung konzipiert ist oder wie sie genau abläuft. Aber er weiß, was ihm gefällt und was nicht.
Das Versenden eines Fragebogens an frühere Gäste hilft Ihnen bei der Vorbereitung künftiger Veranstaltungen und ermöglicht es Ihnen, die Erwartungen an den virtuellen Teilnehmer festzulegen. Außerdem kann ein solcher Fragebogen dazu beitragen, potenzielle Teilnehmer auf eine künftige Veranstaltung vorzubereiten. Er kann als eine subtile Form der Veranstaltungswerbung dienen. Es zeigt den Befragten, dass Sie ihre Meinung schätzen.
Veröffentlichen Sie den Fragebogen einfach in den sozialen Medien oder fügen Sie ihn in die E-Mail-Kampagne ein.
Die Durchführung einer hybriden Veranstaltung ist vergleichbar mit der Organisation zweier unterschiedlicher Veranstaltungsarten. Zunächst einmal müssen Sie dafür sorgen, dass der klassische Teil reibungslos funktioniert und die entsprechenden Sicherheitsmaßnahmen berücksichtigt werden. Gleichzeitig müssen Sie sicherstellen, dass die virtuellen Elemente regelmäßig überwacht werden.
Wenn Sie unsere Tipps befolgen und eine umfassende virtuelle Veranstaltungsplattform wie CONREGO nutzen, sollten Sie keine Probleme haben! Wenn Sie bereit sind, loszulegen, nehmen Sie mit uns Kontakt auf, um herauszufinden, wie wir Ihnen helfen können!
Tomasz Chrościechowski