Ein erfahrener Eventmanager weiß, dass eine gute Kommunikation einer der wichtigsten Faktoren für den Erfolg einer Veranstaltung ist. Prüfen Sie, ob Sie sich ausreichend um die Kommunikation kümmern, indem Sie vier einfache Werkzeuge verwenden.
SMS-Nachrichten sind eine unmittelbare Möglichkeit der Kommunikation mit den Teilnehmern. Telefonnummern, die über das Anmeldeformular zur Veranstaltung erfasst werden, sind wertvolle Daten, und es wäre schade, wenn Sie sie nicht nutzen würden. Personalisierte Textnachrichten mit wichtigen Informationen über die Veranstaltung, wie z. B. der Beginn, der genaue Veranstaltungsort und Tipps, z. B. über die Verfügbarkeit von Parkplätzen, können sich als äußerst praktisch erweisen. Diese Art von SMS ist auch ein Zeichen Ihrer Fürsorge, die offenbar in 160 Zeichen passen kann. Die Vorteile der Nutzung von Textnachrichten stehen in keinem Verhältnis zu den entstehenden Kosten.
Die Teilnehmerausweise begleiten ihre Besitzer während der gesamten Veranstaltung. Der Name des Gastes und des Unternehmens, das er vertritt, ist nicht ausreichend. Denken Sie daran, wie hilfreich es für die Teilnehmer wäre, wenn auf der Rückseite des Ausweises eine Agenda für die Veranstaltung angebracht wäre.
Es ist auch eine gute Idee, einen QR- oder Barcode auf dem Ausweis anzubringen, den das Personal bei der Ankunft scannen kann, um die Anwesenheit des Gastes bei der Veranstaltung in Sekundenschnelle zu erfassen. Können Sie den Unterschied erkennen? Eine gut durchdachte Kommunikation auf allen Ebenen ist etwas, das jeder Veranstaltungsteilnehmer zu schätzen weiß.
Sie wissen sicherlich, dass E-Mails als Kommunikationsmittel sehr gut funktionieren. Es gibt Situationen, in denen der Organisator der Veranstaltung bis zum Beginn der Veranstaltung oder Konferenz in ständigem E-Mail-Kontakt mit den Teilnehmern steht. Das ist sehr gut. Es ist jedoch schade, dass nach dem Ende der Veranstaltung völlige Stille in diesem Raum herrscht. Genau wie eine personalisierte SMS mit praktischen Informationen vor der Veranstaltung ist auch eine personalisierte E-Mail nach der Veranstaltung eine nette Geste. Was sollte sie enthalten? In erster Linie sollte es eine Dankesnachricht für die Teilnahme sein. In der E-Mail können Sie auch senden:
Die Umfrage ist der letzte Punkt, der oft von den Veranstaltern übersehen wird. Die Kommunikation mit den Veranstaltungsteilnehmern über eine Umfrage wird sich für beide Seiten auszahlen. Mit Hilfe einer gut strukturierten Umfrage sammelt der Organisator konkrete Belege für die Zufriedenheit seiner Kunden und wertvolle Informationen über die untersuchten Bereiche. Andererseits kann der befragte Teilnehmer das Gefühl haben, dass seine Meinung für den Veranstalter von Bedeutung ist, und die Antworten haben einen echten Einfluss auf die Gestaltung künftiger Events. Die Umfrage ist ein zuverlässiges und wirksames Instrument zur Messung der Zufriedenheit der Teilnehmer einer Veranstaltung.
Nutzen Sie möglichst viele Tools wie SMS, E-Mail, Badge und Umfrage. Unsere Teilnehmermanagement Software ermöglicht unter anderem den Versand von Serien-E-Mails und Textnachrichten sowie die Erstellung personalisierter Badges mit QR-Codes. Das Ergebnis der Kombination beider Funktionen ist eine effektive und bequeme Identifizierung der Veranstaltungsteilnehmer an den Empfangsschaltern und an den Kontrollpunkten vor dem Betreten ausgewählter Bereiche des Konferenzortes.
Tomasz Chrościechowski