Guter erster Eindruck
Ein kompetenter Empfangsdienst ist von entscheidender Bedeutung, da dort der erste Kontakt zwischen dem Teilnehmer und dem Veranstalter zustande kommt. Wir passen unseren Service immer an die Bedürfnisse an, die sich aus der Eigenart der jeweiligen Veranstaltung ergeben.
Empfangsmodelle
Es gibt zwei grundlegende Modelle für den Empfangsdienst bei Konferenzen, Kongressen und anderen Veranstaltungen:
- Manuell - Empfangsmitarbeiter erfassen die Anwesenheit der Teilnehmer mit dem Empfangs-Modul des CONREGO-Systems. In diesem Fall ist eine manuelle Identifizierung der Teilnehmer erforderlich. Das bedeutet, dass der Empfangsmitarbeiter in der Datenbank der Anwendung nach jedem Teilnehmer sucht und dessen Anwesenheit mit einem Klick bestätigt.
- Halbautomatisch - bei großen Veranstaltungen oder sehr knapper Zeit für den Check-In ist die beste Option die Methode, die auf der Verwendung von Eintrittskarten mit individuellen QR-Codes basiert. Einige Tage vor der Veranstaltung senden wir die von der CONREGO-App generierten Eintrittskarten als PDF-Dokumente an die eingeladenen Gäste. An der Rezeption wird der Teilnehmer gebeten, die ausgedruckte oder auf dem Smartphone eingeblendete Eintrittskarte vorzulegen. Der Empfangsmitarbeiter scannt die Eintrittskarte mit einem QR-Code-Lesegerät und stellt dem Teilnehmer nach der Anwesenheitsprüfung den richtigen Konferenzausweis (Namensschild) aus. Durch den Scan wird der Teilnehmer automatisch identifiziert, und das System registriert seine Anwesenheit in den Konferenzräumen.
Optionen der Zusammenarbeit
Unser Team kann den Check-In mit unterschiedlichem Engagement unterstützen:
Wir bieten eine Software in Form des Empfangs-Moduls an, das:
- eine Teilnehmerdatenbank verwendet, die Daten aus dem Registrierungssystem der Veranstaltungssoftware beinhaltet,
- auf der Grundlage von Teilnehmerdaten arbeiten kann, die aus einer vom Veranstalter bereitgestellten XLS-Datei importiert wurden.
Wir liefern eine Ausstattung in Form von:
- Laptops, auf denen wir den Zugriff auf das Empfangs-Modul ermöglichen werden,
- QR-Code-Lesegeräte, mit denen Codes auf Eintrittskarten oder Konferenzausweisen gescannt werden können, um die Anwesenheit zu identifizieren und zu kennzeichnen,
- Thermodrucker, mit denen selbstklebende Etiketten (im Format 62 x 100 mm oder 38 x 90 mm) gedruckt werden können, die die jeweiligen Badges auf ästhetische Weise personalisieren.
Auf Veranstaltungen, die im Freien (oder an anderen Orten) mit begrenztem oder keinem Internetzugang stattfinden, können wir einen lokalen Netzwerkserver einsetzen. Dies ermöglicht den Betrieb der Empfangsschalter, falls vor Ort eine Internetverbindung nicht verfügbar ist.
Wir bieten technische Unterstützung bei der Arbeit am Check-In und bereiten alle Empfangsmitarbeiter auf die Arbeit mit dem System vor:
- sowohl diejenigen Empfangsmitarbeiter, die vom Organisator eingesetzt werden,
- und die, die von CONREG beschäftigt werden.
Konferenzausweise und Namensschilder
Auf der Grundlage der im CONREGO-System erfassten Daten bereiten wir mit Hilfe des PDF-Generators Dateien für die Organisatoren zum Druck von Ausweisen vor, die nur noch an die bevorzugte Druckerei geliefert werden müssen. Die Personalisierung von Badge kann jedoch auf zwei Arten erfolgen:
- in der Druckerei - die Personalisierung der Ausweise erfolgt vor der Veranstaltung im Rahmen des in der Druckerei bestellten Drucks;
- mit Thermodruckern - die Personalisierung der Ausweise erfolgt während der Veranstaltung mit einem Thermodrucker durch den Druck von selbstklebenden Etiketten, die zur Personalisierung der in der Druckerei hergestellten Blankoausweise dienen.