Konferenzräume
Die Online-Konferenzen auf unserer Plattform finden in so genannten Räumen statt, die einem Konferenzraum entsprechen. Ähnlich wie physische Räume können sie sich in Aussehen (Branding) und Umfang unterscheiden. Wie die traditionellen Veranstaltungen können auch die virtuellen Events in einem oder mehreren Räumen parallel stattfinden. Wir haben Räume mit einer Höchstgrenze von bis zu:
- bis zu 100 Teilnehmer,
- bis zu 500 Teilnehmer,
- bis zu 1000 Teilnehmer,
- bis zu 1500 Teilnehmer (nur beim Streaming aus dem Studio verfügbar),
- bis zu 2000 Teilnehmer (nur beim Streaming aus dem Studio verfügbar),
Sicherer Zugang für Teilnehmer
Teilnehmer, die sich für die Veranstaltung anmelden, erhalten (z. B. 24 Stunden vor der Veranstaltung) einen individuellen Link, der den Zugang zu allen oder ausgewählten Räumen ermöglicht, je nach den vom Organisator festgelegten Bedingungen. Der übermittelte Link kann jeweils nur von einem Teilnehmer verwendet werden, und da Registrierungssystem blockiert automatisch jeden Versuch einer anderen Person, die denselben Link benutzt, um Zugang zu erlangen.
Branding
Im Rahmen der CONREGO-Implementierung werden wir das Erscheinungsbild der Plattform an den Stil der Veranstaltungsseite oder des Anmeldeformulars anpassen. Darüber hinaus können wir das Design der Räume selbst verändern, indem wir verschiedene Farben für den Hintergrund, die Überschriften und die auf dem Bildschirm sichtbaren Texte verwenden. Für virtuelle Events, die in mehreren Räumen gleichzeitig stattfinden, werden wir eine Schnittstelle bereitstellen, die es den Teilnehmern ermöglicht, sich frei zwischen den Räumen zu bewegen, ohne das Browserfenster neu laden zu müssen.
Übermittlung
Die Online-Konferenzen, die Sie mit uns organisieren, müssen keine langweiligen Vorträge in die Webcam sein. Die Vielfalt der Inhalte und die Interaktion mit den Teilnehmern sorgen für Dynamik. Neben der Videoübertragung über eine direkte Verbindung zur Plattform (ähnlich wie bei Zoom) macht unsere Plattform Folgendes möglich:
- die Freigabe und Präsentation von Inhalten aus PDF, MS PowerPoint, MS Word, MS Excel, Prezi-Präsentationen und Bildern in den Formaten GIF, BMP, JPG, PNG,
- die Wiedergabe von Filmen während des Vortrags, die auf YouTube und Vimeo verfügbar sind,
- die Präsentation eines Whiteboards, auf dem die Redner zeichnen können,
- eine Desktop-Präsentation des Computers des Referenten,
- die Erstellung von Handlungsaufforderungen (sog. Call to Action) - Tafeln mit beliebigen Inhalten und einer Schaltfläche, z. B. "Materialien herunterladen",
- die Durchführung von Umfragen und Abstimmungen mit der Möglichkeit der automatischen Präsentation der Ergebnisse in der Rednerliste,
- einen (offenen oder moderierten) Text-Chat starten und den Teilnehmern eine Stimme geben,
- die Durchführung von Vorträgen in verschiedenen Modi:
- Diskussion - bis zu 25 Teilnehmer können das Wort ergreifen, während der Rest als Zuschauer/Zuhörer fungiert.
- Präsentation - nur der Referent kann sprechen, die Teilnehmer fungieren als Zuschauer/Zuhörer.
- Fragen und Antworten - die Teilnehmer können sich zu Wort melden.
- Die Änderung der Anordnung des Veranstaltungspanels
- Webinar (Vortragspanel, Teilnehmerliste, Chat),
- Hangout (nur der Rednerpanel, der fast den gesamten Bildschirm ausfüllt),
- die Aufzeichnung des virtuellen Events (standardmäßig bis zu 6 Stunden, aber mit der Möglichkeit, mehr Speicherplatz zu bestellen).
Das Streaming erfolgt in Zusammenarbeit mit einem Produktionsstudio
Für alle Online-Konferenzen (mit Ausnahme kleinerer Workshops) empfehlen wir die Nutzung der CONREGO Live-Plattform, um einen von einem Produktionsstudio erstellten Stream zu übertragen. Das Streaming kann mit den bereits erwähnten Chatfunktionen, Umfragen und Abstimmungen angereichert werden.
Die optimalen Parameter für das Streaming sind die HD-Auflösung (1024p), eine Bitrate von 5000 kbit/s und die Verwendung des Advanced Audio Coding (AAC).
Vorteile von CONREGO Live gegenüber anderen Lösungen
Unsere Online-Konferenzplattform, die mit dem Registrierungssystem integriert ist, ermöglicht es uns, die folgenden Lösungen zu nutzen:
- Wir stellen den Teilnehmern eine kohärente Lösung zur Verfügung, die nur einen Internetbrowser auf einem beliebigen Gerät erfordert, ohne dass zusätzliche Anwendungen installiert werden muss.
- Die Teilnehmer können den Rednern im Chat Fragen stellen und an Umfragen und Abstimmungen teilnehmen, deren Ergebnisse direkt im Stream-Fenster veröffentlicht werden können.
- Während des Events können wir den Teilnehmern jederzeit Dateien zum Herunterladen zur Verfügung stellen oder sie auf eine externe Website weiterleiten, die sich in einem separaten Browser-Tab öffnet.
- Wir können für jede Sitzung vollständige Teilnahme- und Aktivitätsberichte erstellen, die Ihnen Informationen über die Gesamtteilnehmerzahl, Umfrageantworten und Live-Chat-Protokolle liefern.
- Wir stellen den Teilnehmern individuelle Links zur Verfügung, die es ihnen ermöglichen, jeweils nur mit einem Gerät auf die Plattform zuzugreifen (wenn ein Teilnehmer den Link an eine andere Person weitergibt, verliert er die Möglichkeit zur Teilnahme).
- Individuelle Links können über personalisierte Serienmails, persönliche E-Mails oder im Inhalt einer automatisch generierten Registrierungs- oder Transaktionsbestätigung übermittelt werden.
- Wir stellen den Teilnehmern eine „gebrandete“ (und mehrsprachige) Schnittstelle zur Verfügung, die es ihnen ermöglicht, sich bequem zwischen den Räumen zu bewegen, in denen parallele Sitzungen (oder verschiedenen Sprachversionen derselben Sitzung) abgehalten werden sowie die Vorschau der Veranstaltungsagenda oder der Rednerliste.
- Für Audio-Video-Streamings aus dem Studio können wir Räume mit einer Kapazität von bis zu 2.000 Personen zur Verfügung stellen.
- Am Ende der Sitzung können wir die Teilnehmer auf eine speziell gestaltete Seite weiterleiten, um ihnen für ihre Teilnahme zu danken.
- Die Verbindung zur Plattform wird mit dem 256-Bit Advanced Encryption Standard (AES)-Algorithmus verschlüsselt.
- Die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten sind nicht über mehrere IT-Systeme verstreut.
- Die Plattform (von der Registrierung bis hin zur Übermittlung) wird auf der vom Veranstalter gewählten Domain verfügbar sein.