Organisation von Konferenzen, Kongressen und Schulungen mit der Veranstaltungsmanagement-Software für Unternehmen

Vor der Veranstaltung

Der Registrierungsprozess könnte zum Beispiel wie folgt aussehen:

1. Der Organisator importiert eine Datenbank mit Personen, die er zu der Veranstaltung einladen möchte, in das System.
2. Einige Teilnehmer erhalten persönliche Einladungen, dank derer sie sich als VIP-Teilnehmer registrieren können. Wenn sie auf den Link in der Einladung klicken, gelangen sie zu dem Formular, in dem einige Felder bereits mit ihren Daten ausgefüllt sind.
3. Gleichzeitig wird die allgemeine Anmeldung eröffnet - Interessenten gelangen auf die Konferenz- oder Schulungswebsite und beginnen mit der Registrierung für die Teilnahme über die Teilnehmermanagement Software.
4. Nach dem Ausfüllen des Anmeldeformulars werden die Teilnehmer zum Programm weitergeleitet. Hier können sie zwischen kostenpflichtigen und kostenlosen Elementen des Angebots wählen. Dabei kann es sich z. B. um Werkstätte, Vorträge oder Parkplätze handeln.
5. Die Teilnehmer werden zum Fenster mit einer Zusammenfassung der Registrierung weitergeleitet. Zu diesem Zeitpunkt können sie immer noch zurückgehen, um ihre Angaben in den früheren Registrierungsschritten zu ändern.
6. Sofern wir Eintrittskarten für kostenpflichtige Veranstaltungen verkaufen, wird der Teilnehmer bei Bestätigung der eingegebenen Daten zu einem Online-Zahlungsgateway weitergeleitet.
7. Der Teilnehmer sieht dann eine Dankeschön-Seite und erhält eine Bestätigungs-E-Mail seiner Anmeldung.
8. Sofern die Zahlung erforderlich war und erfolgreich durchgeführt wurde, erhält der Teilnehmer außerdem eine Bestätigung der Transaktion mit einer beigefügten Rechnung.

Während des gesamten Anmeldezeitraums kann der Veranstalter die Einträge der Teilnehmer laufend überprüfen und ändern

Während der Veranstaltung

Die Teilnehmerregistrierung ist nur die Grundfunktion, CONREGO ermöglicht vieles mehr:

1. Einige Tage vor der Veranstaltung kann der Organisator allen Teilnehmern, die die Anmeldung abgeschlossen haben, eine E-Mail mit den Eintrittskarten für die Veranstaltung senden.
2. Bei der Veranstaltung kann jeder Teilnehmer durch Namensfindung oder Scannen des QR-Codes auf seiner Eintrittskarte identifiziert werden. Anhand der Angaben des Teilnehmers wird ein selbstklebendes Etikett gedruckt und vom Personal auf den vorgedruckten Badge geklebt.
3. An den Eingängen zu den Workshops, die bei der Anmeldung ausgewählt werden mussten, können Sie die Einlasskontrolle einrichten - Mitarbeiter mit Mobiltelefonen und der CONREGO Check-In App. Durch das Scannen des QR-Codes des Teilnehmers mit der App kann festgestellt werden, ob er berechtigt ist, den Saal zu betreten; zudem kann die Zeit des Ein- und Austritts erfasst werden. Wenn die Anzahl der Sitzplätze im Saal begrenzt ist, wird das System auch dies beachten.
4. Nach der Veranstaltung hat der Organisator Zugang zu Berichten über die Teilnahme (einschließlich einer Liste der Anwesenden und Abwesenden) und über das Interesse an bestimmten Programmpunkten.