Teilnehmermanagement

Teilnehmerregistrierung

Die Teilnehmeranmeldung ist die Kernfunktion des Systems, weshalb wir umfangreiche Konfigurationsmöglichkeiten für diesen Prozess anbieten. Dank der verfügbaren Optionen können Sie u. a. eine Gruppen- oder verifizierte Registrierung durchführen.

Die Registrierungsbedingungen können für verschiedene Arten von Eintrittskarten differenziert werden, so dass nichts dagegenspricht, bezahlte, kostenlose, Einladungs- und Rednerregistrierungen gleichzeitig zu bearbeiten. Sie können es ganz einfach selbst konfigurieren, da wir darauf geachtet haben, unser Registrierungssystem übersichtlich und intuitiv zu gestalten.

Ticketverkauf und Zahlungsmanagement

Der Verkauf von Eintrittskarten und Tickets ist bei den meisten Veranstaltungen ein unverzichtbarer Bestandteil des Teilnehmermanagements, den es zu automatisieren gilt. Sie können dies tun, indem Sie eines der verfügbaren Online-Zahlungsgateways einbinden, zu dem der Teilnehmer während des Registrierungsprozesses weitergeleitet wird.

Darüber hinaus können Sie dank der Funktionalität von CONREGO eine umfassende Preisstrategie für jede Ticketart umsetzen, indem Sie Optionen wie Early Bird, Regular und Last Minute hinzufügen sowie Rabattcodes oder zusätzlich bezahlte Optionen verwenden, die während des Registrierungsprozesses ausgewählt werden.

Kommunikation

Wirksame Kommunikation ist ein Schlüsselfaktor. Sie müssen sicherstellen, dass alle Teilnehmer wissen, wo und wann sie hingehen sollen und was sie vor Ort erwartet. Insbesondere wenn Sie Ihre Pläne oder Strategien während des Anmeldeverfahrens ändern, ist es wichtig, diese Informationen an die Teilnehmer zu übermitteln.

Die CONREGO-App ermöglicht Ihnen eine effektive und personalisierte Kommunikation mit Ihren Teilnehmern über Massen-E-Mails oder SMS-Nachrichten.

Veranstaltungs-Website

Wenn Sie eine größere Veranstaltung, z. B. eine Konferenz, organisieren, werden Sie vielleicht feststellen, dass Facebook-Posts und eine kurze Beschreibung des Anmeldeformulars nicht ausreichen, um den Teilnehmern alles zu sagen, was sie wissen müssen. Eine gute Idee ist es daher, eine Website für die Veranstaltung einzurichten - ein Ort, an dem die Teilnehmer Zugang zu allen Informationen haben, an denen sie interessiert sind.

Um diesem Bedarf gerecht zu werden, haben wir das CONREGO-System mit einem CMS-Modul ausgestattet, mit dem Sie Ihre eigene responsive Website von Grund auf erstellen können.

Besuchermanagement

Während einer Veranstaltung wollen Sie wissen, wie viele Teilnehmer bereits eingetroffen sind und auf wie viele Sie noch warten. Sie wollen auch sicherstellen, dass der Besucherempfang reibungslos funktioniert und sich keine langen Warteschlangen bilden. Die Effizienz der Empfangsschalter hängt weitgehend von dem von Ihnen eingerichteten Verfahren ab, wobei Ihnen das System eine maximale Effizienz in jedem Fall ermöglicht, und zwar dank des schnellen Scans der QR-Codes der Teilnehmer und der Suchmöglichkeiten nach ihnen. Die Möglichkeit, Konferenzausweise oder Etiketten an Ort und Stelle zu drucken, wird sicherlich auch zu einem effizienten Service beitragen.

Veranstaltungsausweise generieren

Wenn Sie Veranstaltungsausweise für die Teilnehmer vorbereiten möchten, benötigen Sie ein ästhetisch ansprechendes Design und ein Tool, das eine einfache Dateneingabe und die Generierung gebrauchsfertiger Dateien ermöglicht. Sie brauchen nur das vorbereitete Projekt in das CONREGO-System hochzuladen und die Stellen auszuwählen, an denen die Teilnehmerdaten erscheinen sollen - das genügt, um Mailings mit personalisierten Eintrittskarten zu versenden, während der Veranstaltung Konferenzausweise und Namensschilder zu drucken oder eine PDF-Datei mit Teilnahmezertifikaten zu erstellen und an die Druckerei zu schicken.

Veranstaltungsberichte

Das Endergebnis eines Teilnehmerregistrierungssystems sind Daten. Diese können sich auf die Teilnehmer selbst, ihr Interesse an bestimmten Programmpunkten, das Funktionieren des Empfangs oder die Zufriedenheit der Gäste beziehen. Welche Daten Sie auch immer analysieren wollen, Sie brauchen einen einfachen Zugang zu ihnen. Ein umfangreicher Berichtsmechanismus ermöglicht es Ihnen, täglich die aktuelle Gästeliste an die angegebene E-Mail-Adresse zu senden sowie Finanzübersichten als XLS-Tabellen zur bequemen Datenanalyse herunterzuladen.