Wahrscheinlich haben Sie mehr als einmal eine Konferenz organisiert oder daran teilgenommen, deren Form, Inhalt und Verlauf sich in Ihr Gedächtnis eingeprägt haben. Diese Erinnerungen gehen wahrscheinlich auf Ereignisse zurück, die vor März 2020 stattgefunden haben.
Der Wechsel vom traditionellen Veranstaltungsumfeld, bei dem die Veranstaltungen in Hotels oder Konferenzzentren stattfinden, zum Online-Umfeld betrifft alle Aspekte der Organisation und der Teilnahme selbst. Die Folge dieses Wandels sind eine Reihe von Herausforderungen, die die Virtuelle-konferenzen dem Organisator abverlangen, der sich mit seiner Veranstaltung von Tausenden anderen Events abheben möchte.
Eine große Herausforderung ist die Vermarktung einer Veranstaltung. Unabhängig von dem Umfeld, in dem die Veranstaltung stattfindet, waren die meisten Organisatoren ohnehin gezwungen, online zu werben. Dies wird nun umso schwieriger, als das Internet zum einzigen Werbekanal für jedermann geworden ist, nicht nur für die Konferenzveranstalter. Wenn Sie für Ihre eigene Veranstaltung werben, konkurrieren Sie nicht nur mit den Organisatoren anderer Veranstaltungen mit ähnlichen Themen, sondern mit allen Veranstaltungen und ähnlichen Aktivitäten, die zur gleichen Zeit stattfinden.
Gängige Video-Konferenz-Anwendungen (Zoom, MS Teams, Google Hangouts) bieten nicht das richtige Maß an Sicherheit, Teilnehmerinteraktion und Komfort. Die Einzigartigkeit Ihrer Veranstaltung hängt u. a. von der Exklusivität des Zugangs ab. Die in jedem Fall notwendige Registrierung der Teilnehmer für die Veranstaltung (nicht zuletzt aus Gründen des Datenschutzes) sollte so in die Videokonferenzplattform integriert werden, so dass Folgendes gewährleistet wird:
Bei traditionellen Veranstaltungen umfasste das Programm in der Regel Aktivitäten, die sich über den ganzen Tag erstreckten. Kein Teilnehmer wird 8 Stunden vor einem Computerbildschirm verbringen, weil Sie ihm nicht genügend Gründe dafür liefern können, selbst wenn der Inhalt Ihrer Veranstaltung interessanter ist als Filme mit einer IMDB-Bewertung von über 9 Punkten. Die Herausforderung besteht darin, das Programm und die geplanten Aktivitäten so vorzubereiten, dass das Thema erschöpft wird - nicht aber der Teilnehmer.
Wie kann man ein Erlebnis schaffen, an das sich die Teilnehmer auch noch Monate später erinnern?
Es gibt einen Grund, warum Filmstudios ihre Produktionen mit so genannten Trailern promoten. Eine der Stärken Ihres Marketings sollte eine gut konzipierte, aufgenommene und bearbeitete Videoproduktion sein, die die Konferenz wie eine Filmpremiere ankündigt. Eine solche Produktion muss Ihr Budget nicht sprengen. Die Kosten liegen je nach Inhalt und Künstler zwischen ein paar und einigen tausend Euro.
Die Einladung in diesem Format lässt sich leicht über beinahe alle Kanäle verbreiten - von den sozialen Medien bis hin zu Ihrer Event-Promotion-Seite. Das Interesse, das Sie wecken, wird die Empfänger zu Teilnehmern machen und Ihnen helfen, Sponsoren zu gewinnen.
Es lohnt sich, eine Werbestrategie mit Videomaterialien zu entwickeln, die auf mehreren Aufnahmen basieren und den Teilnehmern auf verschiedenen Ebenen des Sales Funnels (Verkaufstrichters) präsentiert werden:
In jedem dieser Fälle benötigen Sie eine Person mit guten Sprechfähigkeiten, die Ihre Marke vorstellt. Wenn das Gesicht Ihrer Marke kein guter Redner ist, sollten Sie jemanden engagieren, der diese Rolle übernimmt - einen professionellen Sprecher oder einen Ihrer Referenten.
An vielen Debatten ist eine Gruppe von Rednern beteiligt, die ähnliche Meinungen oder Ansichten zu dem diskutierten Thema haben. Diese Art von Treffen kann kaum als interessant bezeichnet werden, da es nicht zu einem Meinungsaustausch kommt, da jeder Teilnehmer ähnliche Ansichten hat. Sorgen Sie also dafür, dass die Debatte durch Meinungsvielfalt, Austausch von Argumenten und vielleicht sogar Emotionen Interesse weckt. Der Disput ist es, der die Aufmerksamkeit der Zuschauer weckt.
Stellen Sie zwei gegensätzliche Lager mit unterschiedlichen Meinungen gegenüber und ermöglichen Sie es den Teilnehmern, für die Option zu stimmen, die ihnen näher liegt. Eine solche Debatte mit einer solchen Interaktion wird sicherlich interessanter sein als ein "gegenseitiger Bewunderungskreis".
Ein zusätzlicher Motor für eine interessante Debatte, die Beachtung und Emotionen erzeugt, ist der richtige Moderator, der sich nicht scheut, die richtigen Fragen zu stellen.
Eine Online-Konferenz zu verfolgen, kann wie ein Film sein. In diesem Fall empfehlen wir Ihnen, den Film tatsächlich abzuspielen. Nehmen Sie das gesamte Video in einem Studio auf, das es bearbeitet und Animationen für die Veröffentlichung hinzufügt. Anschließend geben Sie das hochwertige Filmmaterial einfach zur Ansicht frei. Erwarten Sie jedoch nicht, dass die Teilnehmer den Eindruck gewinnen, sie hätten irgendeinen Einfluss auf die Konferenz.
Sie werden den Teilnehmern eine viel interessantere Erfahrung gewähren, wenn Sie Folgendes anbieten:
Die Teilnehmer können durch den Einsatz von Gamification zum Handeln motiviert werden. Mit dem richtigen Tool können Sie Online-Konferenzen abwickeln und dabei die Analyse jeder relevanten Aktivität berücksichtigen. Auf der Grundlage einer Zusammenfassung von Daten können Sie den Teilnehmern Punkte zuweisen, z. B. für die Teilnahme an jeder Sitzung, für richtige Antworten bei einem Test, für die Gesamtzeit der Teilnahme an der Veranstaltung. Die errechneten Punkte bilden die Grundlage für die Vergabe der Preise
Einer der Hauptgründe für die Teilnahme an Veranstaltungen war schon immer die Vernetzung. Im Zeitalter der Online-Veranstaltungen fällt es uns schwer „das Eis zu brechen" und über synthetische Kanäle mit Menschen zu sprechen, die wir nicht kennen.
Die meisten Teilnehmer haben jedoch Konten auf den Plattformen LinkedIn oder Facebook. Nutzen Sie dies aus. Erstellen Sie eine Gruppe auf der von Ihnen gewählten Plattform und verwickeln Sie die Teilnehmer in ein Gespräch. Ein Link zur Gruppe, der man beitreten kann, sollte auf der Veranstaltungswebsite und in jeder E-Mail, die die Registrierung oder den Ticketkauf bestätigt, zu finden sein.
Es spricht auch nichts dagegen, mehrere Webinarräume zur Verfügung zu stellen, in denen sich die Teilnehmer während einer Online-Konferenz per Kameras und Mikrofonen unterhalten können.
Bei den meisten Konferenzen, die im traditionellen Format abgehalten werden, verteilten wir beim Check-in eine Art Geschenk in den Willkommenspaketen an die Teilnehmer. Das war eine sehr gute Praxis der Markenbildung, solange die Tasche nicht nur mit Sponsorenbroschüren gefüllt wurde. Nehmen Sie sich die Zeit und einen Teil des Budgets, um Ihren Online-Veranstaltungsteilnehmern dieses Erlebnis zu bieten.
Viele Teilnehmer, die auf einer Konferenz das Wort ergreifen möchten, werden möglicherweise dadurch gestört, dass sie keine Kopfhörer aufgesetzt haben, um Echos zu vermeiden. Das naheliegendste Geschenk ist also ein Headset - kostengünstig, aber äußerst nützlich, insbesondere für die Teilnahme an Online-Events. Kopfhörer sind jedoch nicht die einzige Option. Weiterhin im Trend sind T-Shirts, Tassen, Kerzen und umweltfreundliche Stofftaschen.
Ein Geschenk muss nicht unbedingt ein physischer Gegenstand sein, sondern z. B. auch ein Rabattcode für Einkäufe, der von einem der Sponsoren bereitgestellt wird.
Wir haben schon viele Konferenzen erlebt, auf die Schweigen folgte. Die Teilnehmer verloren den Kontakt zum Organisator und zur Marke und vergaßen das Event. Bei Veranstaltungen geht es oft um Marketing, und dieses Marketing wird niemals effektiv sein, wenn seine Strategie auf einem einmaligen Versuch beruht, vorübergehendes Interesse zu wecken.
Pflegen Sie eine langfristige Beziehung zu Ihren Teilnehmern, geben Sie ein Versprechen und halten Sie es, denn eine Marke ist ein Versprechen.
Tomasz Chrościechowski