Teilnehmerverwaltung vor Ort mit der Event Check-In-App

Empfang

Der Empfang ist der Ort des ersten Kontakts. Unsere Lösung automatisiert eine Reihe von Tätigkeiten, die mit der Arbeit am Check-In-Schalter zusammenhängen:

• Identifizierung der Teilnehmer anhand ihres Namens oder eines QR-Codes,
• Kennzeichnung der Anwesenheit des Teilnehmers bei der Veranstaltung,
• Druck von Veranstaltungsausweisen oder selbstklebenden Etiketten,
• Änderung der Teilnehmerdaten,
• Hinzufügen neuer Teilnehmer,
• Zuweisung neuer Teilnehmerausweise - zum Beispiel bei Verlust eines Ausweises),
• Überprüfung des Teilnehmerstatus - z. B. um Teilnehmer zu erfassen, die nicht für die Anmeldung bezahlt haben, oder um VIPs zu identifizieren, die Anspruch auf ein spezielles Willkommenspaket haben.

Für die Rezeption empfehlen wir die Verwendung von Laptops mit QR-Code-Lesegeräten. Ein solcher Stand sieht professionell aus und suggeriert den Teilnehmern, dass sie bei Fragen dorthin gehen sollten.

Zutrittskontrolle

... kann mehrere Funktionen haben, dient aber vor allem dazu, die Zugangsrechte der Teilnehmer zu bestimmten Programmpunkten zu kontrollieren, für die sie sich separat anmelden müssen.

Dieses Modul ermöglicht Ihnen:

• die Kontrolle der Zugangsrechte zu den einzelnen Programmpunkten,
• die Kontrolle der freien Plätze im Saal,
• die Zeiterfassung beim Betreten und Verlassen des Saals und somit Erstellung von Berichten, die für die Programmpunkte von Interesse sind,
• die Verfolgung der Teilnehmerwege,
• die Erfassung von Teilnehmerdaten für Aussteller - es genügt, wenn der Aussteller QR-Codes von den Badges der am Angebot interessierten Personen scannt,
• Kontrolle über verteilte Übersetzungs-Headsets - wir können leicht überprüfen, wer ein Set hat und ob es zurückgegeben wurde.

Im Gegensatz zum Empfangsschalter ist hier die beste Lösung die Nutzung der mobilen CONREGO Check-In App auf Smartphones oder Tablets. Sie sind definitiv handlicher als Posten mit Laptops, und die Bedienung der Zutrittskontrollpunkte ist derart einfach, dass keine Tastatur erforderlich ist.

Empfangs- und Zutrittskontrollgeräte

Wir haben die Hardwarelösungen zur Unterstützung dieser Module in unserem Blog ausführlich beschrieben:
Welche Hardware ist für die Zugangskontrolle und den Veranstaltungsempfang zu wählen?

CONREGO Check-In App

Sie haben kein QR-Code-Lesegerät oder möchten keine Laptops am Empfang oder an den Kontrollschaltern verwenden? Die Lösung ist unsere mobile App, die alle Funktionen (außer Drucken) des Moduls Teilnehmerverwaltung bietet. Das ist effizienter als Gästelisten auf Papier und billiger als Laptops und QR-Code-Lesegeräte. Um die App zu nutzen, benötigen Sie lediglich ein CONREGO All-In-One-Abonnement sowie ein Telefon oder Tablet mit Android- oder iOS-Betriebssystem und Internetzugang. Die Geschwindigkeit beim Lesen von QR-Codes hängt von der Qualität der Kamera ab.

Dank unserer mobilen App:

• haben Sie einen kompletten Check-In-Schalter in der Tasche (bis auf den Drucker).
• wissen Sie immer, wie viele Personen auf der Veranstaltung anwesend und wie viele noch nicht eingetroffen sind.
• durchsuchen Sie eine Liste mit Tausenden von Gästen in einer halben Sekunde, ohne einen Fehler machen zu können.
• können Sie jederzeit einen Teilnehmer in die Gästeliste einer Veranstaltung aufnehmen.

Laden Sie die CONREGO Check-In App über den QR-Code oder von Google Play oder dem App Store herunter.

Wie funktioniert die App?

Sehen Sie, wie einfach es ist, Veranstaltungsteilnehmer mit unserer App auf Ihrem Telefon zu verwalten.