5 Probleme, die Sie bei dem Check-In vermeiden sollten

Der Veranstaltungsempfang ist der Moment, in dem die Teilnehmer die Veranstaltung und ihren Organisator zum ersten Mal treffen. Es ist wie beim ersten Eindruck - man kann einen positiven oder einen negativen Eindruck hinterlassen... Im heutigen Artikel erfahren Sie, was Sie tun können, um Letzteres zu vermeiden!

5 Probleme, die Sie bei dem Check-In vermeiden sollten

Es ist kein Geheimnis, dass der Empfang einer der wichtigsten Aspekte einer Veranstaltung ist. Wenn die Teilnehmer zum ersten Mal am Veranstaltungsort ankommen, kann die Erfahrung, die sie am Check-in-Schalter machen, die Wahrnehmung der gesamten Veranstaltung beeinflussen. Wenn sie in langen Schlangen warten müssen oder nicht wissen, wohin sie gehen sollen, entsteht ein negativer Eindruck, der sie durch den Rest der Veranstaltung begleiten wird.

Hier sind die fünf häufigsten Probleme, die beim Check-In auftreten, und fertige Lösungen, mit denen sie vermieden werden können.

1. Eindringlinge

Unerwartete Eindringlinge, die in Ihre Veranstaltung reinplatzen... Kann es etwas Schlimmeres geben? Abgesehen von den offensichtlichen Sicherheitsproblemen… Was ist, wenn Sie sie nicht unterbringen können? Das wird für das Image Ihrer Veranstaltung sicherlich nicht förderlich sein. Was ist in dieser Situation zu tun?

Der beste Weg, dies zu verhindern, besteht darin, die entsprechenden Nutzungsbedingungen auf der Website der Veranstaltung zu veröffentlichten und die Konferenzteilnehmer zu identifizieren. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie über eine ausreichende Anzahl von Check-In-Schaltern verfügen, die die erwartete Anzahl von Gästen in kurzer Zeit bewältigen können.

Die Identifizierung der Teilnehmer erfordert deren Daten, die Sie in die Datenbank des Systems eingeben können, um den Empfang während der Veranstaltung zu steuern. Die Teilnehmerdaten können in die Datenbank importiert werden (z. B. aus Tabellen in MS Excel-Dateien) oder Sie erhalten sie von den Teilnehmern, die sich selbst über das die Teilnehmermanagement Software registrieren.

2. Die Badges-Verwirrung

Haben Sie vor, die gedruckten Teilnehmerausweise, so zu verteilen, dass jeder Gast seinen Namen auf einem Tresen finden muss? Bevor Sie eine solche Lösung einführen, sollten Sie sich überlegen, wie viel Zeit jeder mit der Suche nach seinem Badge verbringen wird. Was ist, wenn der Ausweis irrtümlich an der falschen Stelle angebracht wurde? Dann wird sich diese Zeit verlängern, und es ist möglich, dass die ganze Situation das Eingreifen Ihrer Mitarbeiter erfordert.

Eine viel bessere Lösung ist die Anschaffung eines Druckers, mit dem Sie Aufkleber mit den Teilnehmerdaten drucken können. Diese können anschließend auf das Badge geklebt werden, was einen fertigen Konferenzausweis ergibt. Dies ist eine effektive Verbesserung des Konferenzempfangs!

Sehen Sie, wie es in der Praxis aussieht:

3. Verirrte Teilnehmer

Stellen Sie sich Folgendes vor: verirrte, verwirrte Teilnehmer, die nicht wissen, wohin sie gehen sollen. Was ist an dieser Situation schuld?

Erstens: unzureichende Beschilderung des Veranstaltungsortes oder Mangel an entsprechend geschultem Personal. Die Teilnehmer sollten wissen, wohin sie gehen müssen, sobald sie bei der Veranstaltung ankommen. Wenn Sie der Meinung sind, dass die Beschilderung nicht ausreicht, lassen Sie Ihre Mitarbeiter den Verkehr leiten.

Zweitens kann das Problem durch eine unklare oder unzureichende Beschilderung der Empfangstheken entstehen. Wenn Sie vorhaben, die Tresen alphabetisch zu ordnen, vergewissern Sie sich zunächst, dass nicht der geringste Zweifel besteht, für welchen Tresen die Markierung gilt.

Es mag trivial erscheinen, aber die Vernachlässigung der Beschilderung kann wirklich katastrophale Folgen haben. Lassen Sie also nicht zu, dass die Teilnehmer durch ein Versehen Ihrerseits frustriert sind.

4. Verlorene Eintrittskarten

Glauben Sie, dass Ihre Gäste, wenn sie elektronische Tickets haben, diese nicht verlieren werden? Leider kommen diese Szenarien häufiger vor, als sie sollten...

Die Wahrscheinlichkeit, dass elektronische Tickets verloren gehen, ist besonders hoch, wenn Sie mit dem Verkauf schon lange im Voraus begonnen haben. Schließlich ist es nicht schwer, sich eine Situation vorzustellen, in der die Teilnehmer Schwierigkeiten haben, die richtige E-Mail unter einem Stapel anderer, aktuellerer Nachrichten zu finden.

Das in CONREGO integrierte Modul für den Versand von Mailings an Veranstaltungsteilnehmer ermöglicht es Ihnen, E-Mails mit angehängten Tickets oder Eintrittskarten zu erstellen und zu versenden. Verschicken Sie sie einfach zeitnah vor der Veranstaltung, dann brauchen Sie nichts mehr zu drucken!

5. Anweisungen auf Papier

Möchten Sie während des Empfangs Flyer, Broschüren oder andere gesponserte Materialien auslegen? Denken Sie darüber nach, ob es sinnvoll ist, den Besucherstrom auf diese Weise zu verlangsamen... zumal es möglich ist, diese Inhalte digital mit Ihren Tickets bereitzustellen. Sie sind dann leicht zugänglich und das Risiko, sie zu verlieren, wird verringert.

Neben dem Verkauf von Konferenztickets können sie im Rahmen Ihrer Konferenzsoftware auch versuchen, VIP-Produkte und -Dienstleistungen zu verkaufen, die Ihre Veranstaltung noch unvergesslicher machen. Und vergessen Sie nicht die E-Mail-Erinnerungen mit den angehängten Tickets, damit Ihre Teilnehmer besser vorbereitet sind und schneller einchecken können.

Eine gut durchdachte Kommunikation vor und während der Veranstaltung kann die Bindung des Teilnehmers an die Veranstaltungsmarke stärken und den Umsatz steigern.

Sonst noch etwas?

Weitere Informationen über die Kapazität von Check-In-Schaltern und die Handhabung der Teilnehmer während eines Konferenzempfangs finden Sie in einem anderen Artikel: Wie bereitet man einen gelungenen Konferenz-Check-In vor?

Tomasz Chrościechowski