Schauen Sie sich um. Sind Sie das erste Mal hier? Kein Problem! Wir haben jede Menge Tipps und Tricks für Sie, damit Sie die Organisation von Veranstaltungen schnell in den Griff bekommen.
Der folgende Text ist eine Art Wegweiser. Wir stellen die wichtigsten Etappen der Veranstaltungsorganisation vor und bieten Links zu Artikeln zu ausgewählten Themen. Es ist eine Wissensbasis, die Ihnen helfen wird, die Struktur der Veranstaltungsarbeit von innen heraus zu verstehen!
Aber wo soll man anfangen? Zunächst müssen Sie eine Reihe von Fragen beantworten, die sich auf die von Ihnen organisierte Veranstaltung beziehen. Wenn Sie alle Fragen kategorisieren und Schritt für Schritt vorgehen, wird alles viel einfacher. Fangen wir an!
Lassen Sie sich von der Einfachheit dieser Frage nicht täuschen. Sie enthält eine Reihe von äußerst wichtigen Punkten, ohne die Sie nicht mit der Organisation Ihrer Veranstaltung beginnen sollten.
Handelt es sich um eine einmalige oder eine regelmäßige Veranstaltung? National oder international? Ist die Teilnahme kostenpflichtig? Die Antworten auf diese Fragen bestimmen, wie Sie mit der Vorbereitung beginnen sollten.
Beispiel: Die Teilnahme ist bezahlt und die Gäste sind international. In diesem Fall müssen Sie Zahlungen in Fremdwährungen in Betracht ziehen.
Wissen Sie schon, wann Sie den Registrierungsprozess öffnen und abschließen? Haben Sie ein paar zusätzliche Tage für Tests eingeplant? Das Teilnehmermanagement-System, die Veranstaltungswebsite und die Kommunikation mit den Teilnehmern sollten sorgfältig geprüft werden, bevor Sie das Ganze der Öffentlichkeit zugänglich machen. Eile mit Weile!
An dieser Stelle empfehlen wir die Lektüre des Artikels Wie motiviert man Veranstaltungsteilnehmer zur frühzeitigen Anmeldung? Wenn die Anmeldung korrekt und schnell erfolgt, können Sie direkt zu den nächsten Schritten übergehen.
Vergessen Sie nicht die Datenschutzgesetze und ergreifen Sie geeignete Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten. In der Phase der Registrierung sollten Sie die Nutzungsbedingungen und alle Klauseln, die über die Methoden und den Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten informieren, zur Zustimmung bereitstellen.
Es lohnt sich auch, den folgenden Leitfaden zu lesen, den wir zusammengestellt haben, um Ihnen zu helfen, die Anforderungen der DSGVO zu erfüllen:
Eine Veranstaltung verkauft sich nicht von selbst - Sie müssen ihr schon helfen. Zu diesem Zweck sollten Sie Maßnahmen ergreifen, die Ihr Publikum wirksam dazu ermutigen, Ihr Angebot zu nutzen. Um es Ihnen zu erleichtern, haben wir einige wichtige Tipps vorbereitet. Sie finden sie unter den folgenden Links:
Tym sposobem dotarliśmy do momentu rozpoczęcia wydarzenia.
Wenn Sie den Check-In mit einer Online-Anwendung durchführen wollen, müssen Sie sicherstellen, dass Sie Internetzugang haben. Der Rat ist immer derselbe: Testen Sie das Netz bei einem Besuch vor Ort, egal ob es sich um eine Veranstaltung im Freien oder im Inneren eines modernen Veranstaltungsorts handelt.
Weitere nützliche Informationen finden Sie in dem Artikel Wie testen Sie die Qualität der Netzwerkverbindung in Konferenzräumen.
Wenn Sie die Option der traditionellen Anwesenheitsprüfung auf vorgedruckten Listen in Betracht ziehen, müssen Sie die durchschnittliche Zeit, die für die Bedienung eines einzelnen Teilnehmers benötigt wird, abschätzen und dementsprechend bestimmen, wie lange der Empfangsschalter braucht, um alle Gäste zu bedienen. Einzelheiten zu diesem Thema finden Sie in dem Artikel Effizienter Empfang der Konferenzteilnehmer.
Die Thematik der Konferenzausweise und Badges ist äußerst komplex. Es gibt eine Vielzahl von Möglichkeiten, von denen die effektivsten sin
Die wichtigsten Optionen mit einer Übersicht finden Sie in diesem Artikel Identifikationsausweise für Konferenz- und Kongressteilnehmer.
Wir bei CONREGO haben eine Methode entwickelt, bei der die Teilnehmer eine elektronische Version des Eintrittsausweises (PDF im A4-Format) erhalten. Es lässt sich auf das Format A6 falten. So erhalten wir nach dem Druck einen doppelseitigen Ausweis, der Informationen über den Teilnehmer und eine personalisierte Agenda der Veranstaltungen enthält, für die er sich angemeldet hat. Mehr dazu lesen Sie in dem Eintrag Wie können die Kosten für die Vorbereitung des Identifikationsausweises auf ein Minimum reduzieren werden.
Wenn Sie am Empfang QR- oder Barcode-Scans einsetzen möchten, sollten Sie Smartphones oder eine Kombination aus Computern und Lesegeräten in Betracht ziehen. Welche Ausrüstung ist am besten geeignet? Mehr darüber, welche Ausrüstung wir empfehlen, erfahren Sie in unserem Artikel Welche Geräte sind für die Zugangskontrolle und den Empfang von Veranstaltungen zu verwenden.
Um diese und ähnliche Zweifel auszuräumen, empfehlen wir Ihnen, die vollständige Version unseres Leitfadens zu lesen, die Sie nachstehend finden. Darin finden Sie bislang unveröffentlichte Details und Ratschläge. Wir laden Sie auch ein, regelmäßig unseren Blog zu besuchen, in dem Sie jede Woche neues Material und zuverlässige Tipps vorfinden.
Sie kennen nun die Theorie, jetzt müssen Sie sie nur noch in die Praxis umsetzen. Viel Erfolg!
Tomasz Chrościechowski